Valori e principi chiari in tutto il mondo

Fiducia e rispetto nei confronti dei clienti, dei partners e dei dipendenti sono sempre stati presenti tra i valori fondamentali del Gruppo Zschimmer & Schwarz. Il nostro sistema di gestione della compliance è basato sui più elevati standard ed è in continuo miglioramento. Il nostro scopo è rendere la compliance parte integrante di tutti i processi aziendali nel quadro della nostra cultura aziendale.

Zschimmer & Schwarz si aspetta che i propri fornitori e i propri dipendenti agiscano responsabilmente, rispettino le leggi applicabili e aderiscano ai principi etici, in qualsiasi momento e ovunque si trovino. Per questo motivo Zschimmer & Schwarz ha redatto un codice di condotta per i fornitori ed un codice di condotta per i propri dipendenti che descrivono gli standard minimi che fornitori e dipendenti di Zschimmer & Schwarz devono seguire.

In Zschimmer & Schwarz non tolleriamo le violazioni alle leggi vigenti e ai codici di condotta. Se qualsiasi persona, così come indicato più sotto, dovesse venire a conoscenza di una violazione ad una legge vigente o a quanto espresso nei codici di condotta, o fosse preoccupata per un comportamento particolare, può segnalarlo utilizzando i canali posti in essere.

Segnalare una violazione

In Zschimmer & Schwarz aspiriamo ad essere una azienda esemplare in ogni aspetto. È per questo motivo che è nostra responsabilità garantire la conformità alle leggi e ai regolamenti nazionali e internazionali applicabili. Per poter raggiungere questo obiettivo è importante venire a conoscenza di qualsiasi condotta impropria e porvi rimedio. Il nostro sistema di whistleblowing offre diversi metodi per contattarci e segnalare le violazioni.

Zschimmer & Schwarz Italiana, avendo sede in Italia, sottostà al D.lgs. 24/2023, per questo motivo i vincoli per le segnalazioni riferite ad essa sono quelli indicati sotto e verrà gestita da personale di Zschimmer & Schwarz Italiana appositamente nominato e formato. Pertanto, in caso la segnalazione non sia riferita a Zschimmer & Schwarz Italiana, il TEAM comunicherà al whistleblower l’impossibilità di trattare la segnalazione e la necessità, da parte del segnalante, di inoltrarla al destinatario corretto, garantendo in ogni caso la riservatezza delle informazioni riportate.

Chi può segnalare una violazione?

In conformità con il D.lgs. 24/2023, le persone fisiche intitolate a segnalare violazioni sono quelle che hanno un rapporto lavorativo con Zschimmer & Schwarz Italiana e vengono definite Whistleblower. Per rapporto lavorativo si intende un rapporto di lavoro dipendente con Zschimmer & Schwarz Italiana, sia esso a tempo determinato o indeterminato, retribuito o no, in essere o già concluso. Possono inoltre segnalare violazioni le persone che sono in fase di selezione o in fase precontrattuale con Zschimmer & Schwarz Italiana. Inoltre, possono segnalare violazioni i fornitori, i clienti, gli appaltatori, i consulenti e i tirocinanti, siano essi retribuito o no, e i volontari.

Cosa può essere segnalato?

In conformità con il D.lgs. 24/2023 possono essere segnalate violazioni alle normative nazionali ed internazionali e ai codici di condotta aziendali. Sono esclusi:

• le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale del whistleblower che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate.

• Le segnalazioni di violazioni laddove già disciplinate in via obbligatoria dagli atti dell'Unione europea o nazionali indicati nella parte II dell'allegato al D.lg. 24/2023, possono essere effettuati mediante i canali sottoindicati ma verranno trattati in conformità alle relative norme applicabili.

• Le segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell'Unione europea.

• Segnalazioni e richieste in merito ai prodotti Zschimmer & Schwarz, come reclami e richieste di garanzie. Per queste ragioni è necessario contattare la vostra persona di riferimento presso l’Ufficio Customer Care.

I Whistleblower dovrebbero effettuare segnalazioni solo se ritengono, in buona fede, che l’evento segnalato sia accurato. La segnalazione non è in buona fede se il whistleblower sa di segnalare un fatto non vero o non accurato. Se il whistleblower ha dei dubbi in merito, i fatti devono essere segnalati come ipotesi, valutazioni o dichiarazioni di altre persone.

Si rammenta che il whistleblower può essere passibile di procedimenti giudiziari e/o sanzioni ai sensi del diritto del lavoro se fa dichiarazioni false riguardo ad altre persone.

A chi viene inviata la segnalazione?

Idealmente: segnala al tuo superiore o al tuo contatto di fiducia.

La comunicazione aperta è alla base della cultura aziendale per permettere la piena compliance. Il personale deve essere in grado di affrontare gli errori apertamente e soprattutto in fase iniziale. Il contatto iniziale deve pertanto essere sempre il proprio superiore. Se, invece, siete una terza parte, mettetevi in contatto con il vostro riferimento in Zschimmer & Schwarz.

Un’alternativa: segnalare al team di gestione del whistleblowing.

Se, per qualsiasi ragione, non ritieni di poter segnalare al tuo superiore o al tuo contatto di fiducia, mettiti in contatto con il team di gestione del whistleblowing, (di seguito “TEAM”), utilizzando uno dei canali descritti.

• Sistema informatico: segnalare mediante la piattaforma informatica di whistleblowing raggiungibile cliccando qui.
  La piattaforma informatica di whistleblowing permette di effettuare le segnalazioni per quanto concerne Zschimmer & Schwarz Italiana S.p.A. E’ possibile segnalare anonimamente ma è fortemente consigliato inserire i propri dati. Si rammenta che la riservatezza è alla base dell’intero sistema. Al termine dell’inserimento della segnalazione, il sistema fornisce al whistleblower un codice univoco, (che il whistleblower DEVE annotarsi), che permette di accedere alla segnalazione, in momenti successivi, per essere tenuti aggiornati in merito al proseguo delle indagini. Contemporaneamente la piattaforma invia in automatico un avviso di ricezione al TEAM, che procederà, adottando le misure per garantire la massima riservatezza, alla valutazione della segnalazione

• Sistema telefonico: contattando il n. +39 0161 1760195 è possibile, dopo aver ascoltato il messaggio registrato, lasciare la propria segnalazione. Il sistema camuffa la voce del segnalante per permettere il totale anonimato. Nel caso in cui il segnalante non volesse godere dell’anonimato, (pur godendo della riservatezza richiesta dal Decreto), e voglia ricevere gli aggiornamenti sull’avanzamento dell’indagine, può lasciare i propri riferimenti, indicando in particolare mail o numero di telefono a cui essere contattato. Nel caso in cui il segnalante non lasci i propri riferimenti, la segnalazione verrà comunque presa in carico, ma non vi sarà la possibilità di un successivo aggiornamento circa gli sviluppi della stessa. Il messaggio viene registrato e conservato sulla medesima piattaforma utilizzata per le segnalazioni in forma scritta. Al termine dell’inserimento della segnalazione, la piattaforma invia in automatico un avviso di ricezione al TEAM, che procederà, adottando le misure per garantire la massima riservatezza, alla valutazione della segnalazione.

• Incontro di persona: il whistleblower può richiedere un incontro di persona col TEAM per rilasciare la propria segnalazione. Il personale del TEAM, durante l’incontro, annota quanto dichiarato dal whistleblower sul sistema informatico. Al termine della registrazione, stampa copia di quanto dichiarato dal whistleblower, glielo fa firmare e lo allega alla segnalazione, contestualmente fornisce al whistleblower il codice univoco per seguire l’aggiornamento delle indagini mediante il portale, oppure, se il whistleblower lo desidera, può richiedere incontri periodici di persona. La segnalazione, in questo caso, non può essere anonima.

Cosa succede dopo aver effettuato una segnalazione?

Verifichiamo ogni segnalazione e le trattiamo con assoluta discrezione. Entro 7 giorni dalla data della segnalazione, (qualunque sia la forma adottata dal whistleblower tra le 3 disponibili), il TEAM conferma, tramite la piattaforma informatica, la ricezione della segnalazione al whistleblower, ed il whistleblower può verificarlo utilizzando il codice univoco fornito in sede di registrazione della segnalazione. Se il whistleblower ha rilasciato la segnalazione durante un incontro di persona, la conferma di ricezione viene rilasciata al termine dell’incontro.

Dopo aver confermato la ricezione della segnalazione, il TEAM verifica la validità della segnalazione ai sensi del D.lgs. 24/2023. Se la segnalazione non è ritenuta valida poiché riguardante gli argomenti esclusi dal D.lgs. 24/2023 elencati sopra, o poiché non sufficientemente circostanziata e senza possibilità di contattare il whistleblower entro il termine dei 3 mesi previsti, questa viene archiviata. Se invece è ritenuta valida, viene indagata, anche con l’aiuto di altri colleghi, mantenendo sempre il massimo riserbo sugli eventi e i nomi segnalati. Nel caso siano necessarie maggiori informazioni per poter procedere con l’indagine, il TEAM contatta il whistleblower. Se la segnalazione è stata effettuata in forma anonima mediante il sistema informatico, le domande, a cui il whistleblower dovrà rispondere, vengono riportate sul portale. Se dopo 3 mesi non si è avuta notizia da parte del whistleblower, la segnalazione viene archiviata.

A 3 mesi dalla ricezione della segnalazione, il TEAM comunica al whistleblower i risultati dell’indagine. Nel caso l’indagine non si terminata comunica lo stato di avanzamento e le attività pianificate per la sua conclusione. In ogni caso al termine dell’indagine informerà il whistleblower.

Il processo è sicuro?

Proteggiamo gli interessi del whistleblower, delle persone accusate, citate o coinvolte nella segnalazione. La nostra procedura garantisce che le informazioni vengano trattate in modo confidenziale e che il whistleblower, che agisce in buona fede, sia protetto, con i mezzi necessari, da qualsiasi effetto negativo o ritorsione possa subire a seguito della segnalazione. Tuttavia, quando investighiamo una segnalazione, teniamo in considerazione anche i legittimi interessi delle persone coinvolte nella segnalazione. Sospetti o accuse possono avere conseguenze significative per le persone accusate. Per questo motivo vi incoraggiamo ad utilizzare il sistema di whistleblowing in modo responsabile.